転職の体験談

庶務を辞めたい…特に不満な理由はこの3個!総務事務は雑用係?

「この仕事、雑用ばっかりだなぁ」庶務や総務の仕事をしている方は、必ず一度は感じたことがあるのではないでしょうか。

私は総務事務の仕事を約13年経験しましたが、事務職としての経験がないまま飛び込んだこともあり、最初のうちは会社の備品交換や在庫管理、買い出しといった雑用ばかりしていました。

経験が長くなれば雑用ばかりの仕事ではなくなりましたが、経理のような専門性の高い仕事とも違いますし、どこの部署が担当か分からない業務はとりあえず総務に、という便利屋のような立場であることが辛い時もありました。

何度か退職しようと考えたこともあったのですが、自分がこの仕事は楽しいと思えた部分もあったため、最終的には主任という役職に就きました。

ここからは、私の考える総務事務の魅力と総務事務に向いている人の特徴を解説します。

庶務(総務事務)の仕事を辞めたいと感じる瞬間3個

庶務 辞めたい

(庶務の仕事を辞めたいと感じてしまう3つ)

 

庶務(総務事務)の仕事をしていて特に「辞めたい」と感じてしまうのは、

↓以下の3つような瞬間です。

  1. よその部署から「いつもひま」だと思われている
  2. なかなか自分の努力に気づいてもらえない
  3. 仕事で関わる人が多く、気をつかいすぎて疲れる

それぞれの内容を順番に説明します。

1.よその部署から「いつもひま」だと思われている

庶務や総務の仕事内容は、会社によってかなりの差がありますが、共通しているのは「資格がなくてもできる仕事」であるという点です。

資格を必要とするような専門性に特化した部署ではないため、庶務や総務はさまざまな分野の仕事をします。

例えば、社内の備品を補充しておく、掲示板に貼られた社内報やポスターを新しいものに貼り直す、社内の観葉植物の手入れをするなどの事務スキルを必要としない雑用も庶務や総務が行うことがあります。

それに対して、社員の給与計算や社会保険手続などの労務管理、就業規則など社内規程の見直しや社内監査、契約手続などの法務、社員採用や教育といった人事に関わる仕事といった、雑用のイメージからはかけ離れた仕事まで庶務や総務が担当する会社もあります。

つまり、庶務や総務の仕事は会社によってかなりの違いがあり、雑用と雑用とはいえない仕事の両方を兼務することもあるのです。

その事実を知らない人は「庶務や総務は雑用しかやっていない」という先入観で判断してしまいがちなのです。

私も最初のころは雑用ばかりして暇な人という印象を周囲が持っていたせいか、想定外の仕事を渡されることがよくありました。

自分の仕事も忙しいのに周りはそうは思っていないと感じ、悔しい気持ちになったことを覚えています。

2.なかなか自分の努力に気づいてもらえない

庶務や総務に限ったことではなく事務職全体にいえることですが、分かりやすく実績が数字になる仕事や形として残る物を作る仕事とは違い、日々の仕事は大きな変化もなく自分の頑張りが表れることもあまりありません。

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また、自分の仕事を正確に早く終わすことは当たり前のことなので、仕事を完了したとしてもそれを改めて評価されることはあまりありません。

庶務や総務は会社が円滑に問題無く運営できるように、また社員が働きやすい環境を整えより活躍できるようにサポートをしている部署なのですが、サポートをされている会社や社員からはその点について評価をしてくれることが残念ながらあまりありません。

実際の私の体験ですが、労務管理に関わる法律上の変更がないかを常にチェックし、就業規則や事務処理の変更の漏れが無いように人一倍注意をしていたのですが、その点について褒められたことや評価に反映されたことは一度もありませんでした。

庶務や総務は仕事初め式に始まり、入社式や表彰式、社員旅行、忘年会、新年会、その他イベントなどの社内行事の企画運営に一年を通して関わることが多く、準備から当日の進行そして撤収まで一連の対応をするため、他部署の社員はそのイベントに楽しんで参加していても庶務や総務は全く楽しめず疲れだけが残ることはよくある話です。

私自身も「他社員への社員慰労を準備しているけれど、自分達に対する社員慰労はいつされるんだろう」と、悲しい気持ちで仕事をしていました。

また、新卒社員へのフォローの一環として定期的に面談をし、トラブルや悩みを抱えていないかどうかを確認する仕事を長く続けていましたが、長くかかる面談時間や相手の悩みや苦労を受け止めるという苦労の割には、特に評価をされることがありませんでした。

私も自分が評価されないと感じると、総務や庶務の仕事を続けることが損なのではないかと考えることもありました。

3.仕事で関わる人が多く、気をつかいすぎて疲れる

庶務や総務は一つの部署に限って仕事をするのではなく、会社全体に関わる仕事をしています。

そのため自分の部署以外の人と関わる機会が多いのですが、あまり接したことがない社員や自分より年上の社員、そして役職者や場合によっては役員と話すこともあり、非常に気を遣います。

私自身も入社した当時は、役員や社員の顔と名前を早く覚えることが最初の仕事と指導され、顔と名前と電話がかかってきた時の声を覚えることで必死でした。

また、来客対応も総務の仕事だったため、とにかく失礼がないようにビジネスマナーを勉強したり、ちょっとした世間話に対応できるようにするといった苦労もあり、人見知りの私には一番辛かった仕事内容でした。

庶務(総務事務)として働くことのメリット

上で見たような「辞めたい瞬間」がある庶務ですが、

この仕事で働くことにもメリットがあります。

↓例えば、以下のようなことは庶務として働く場合のメリットと言えるでしょう。

  1. 自分で仕事をコントロールしやすいので、私生活とのバランスがとりやすい
  2. 給与は高くはないが安定している
  3. いろいろなことを同時進行で進めることができるようになる
  4. 広い知識が身につくため他の事務職に挑戦しやすい
  5. コミュニケーション能力が高くなりどんな環境にもなじみやすい
  6. 多くの人と接することで新しい知識を得ることができる

こちらも順番に解説していきます。

1.自分で仕事をコントロールしやすいので、私生活とのバランスがとりやすい

営業職や接客業のように相手の予定に影響を受けることはなく、また突発的な仕事が発生することは少なく毎月毎年の予定に沿って動くのが事務職です。

会社によって仕事内容に違いはありますが一般的な例を挙げますと、月一回あることとして備品類の在庫チェックや発注、給与計算、経理上の締め処理、月次の会議資料作成などがありますが、これらは毎月同じ時期に発生することですので予定が見えやすいものです。

年間での業務スケジュールもある程度は固定化されることが多く、例えば春から始まる新入社員の採用活動とその後の内定式、4月に始まる入社手続や新卒研修、12月近くなれば年末調整、そして毎年行われる社内行事や年一回の定期健康診断などが挙げられます。

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また、仕事量も無尽蔵にあるということもなく、ある程度自分の想定内で収まることが多いため、自分の予定を自分でコントロールしやすいというメリットがあります。

決まった仕事量を期日までに終了させれば良いので、例えば明日は定時で帰りたいから今日は少し残業しようというような調整もしやすい職種です。

仕事の進め方を自分の裁量で決めやすいことで、仕事を離れた私生活も充実させることができます。

仕事を頑張るけれど自分の時間も大切にしたい、女性の場合は結婚後も働きたいという方は事務職は非常に適しているといえます。

2.給与は高くはないが安定している

事務職は資格を持っている方や役職者は別として、決して給与が高いとは言えない職種です。

会社や地域によって異なりますが、新卒者でも月平均20万程度の給与ではないでしょうか。

営業職のように歩合制ではないため、大きく給与が上がることはまずありませんが、逆にいえば大きく下がることもありません。

また、景気によってある程度左右されることはありますが、事務職の給与は大きな影響を受けることは少ないです。

歩合や残業手当でどんどん稼ぎたいといった方は事務職には不向きですが、若干安くても景気に左右されずに安定した給与が欲しいという方には事務職は合っています。

3.いろいろなことを同時進行で進めることができるようになる

総務や庶務はさまざまな仕事をこなさなければならないため、一つの仕事をじっくりするのが好きという方は総務の仕事は苦労するかもしれません。

総務の仕事は多種多様でありそれぞれの仕事に別々の予定があるため、複数の仕事の進捗状況や予定を管理しなくてはなりません。

私も社内行事の企画運営を進めつつ毎月の給与計算も行い、さらに新卒採用のための会社説明会を行うといった時期もありました。

特に年末近くになると、年度締としての事務処理も増え社内外での行事も多く発生するため多忙を極め、忙しさで目が回りそうな日々が続いていました。

このように、複数の仕事を同時に進めることを長く続けていると、常に業務の効率化を考え必要な時間をいかに作り出せるかを考える癖がつき、複数のことを自然と同時進行できるようになります。

同時進行が得意になると、仕事をしながら資格取得を目指すことも苦労せずできるなど、仕事以外の面においても発揮することができます。

4.広い知識が身につくため他の事務職に挑戦しやすい

私は総務の仕事を始めるときに先輩社員に言われたことが、「まずは広く浅く知識を身につけなさい」というものでした。

広い領域の仕事をするため、初めは何も知らなかったとしても自然と最低限の知識を得ることになります。

私は事務職としての経験がほぼ無い状態で総務の仕事を始めたため、給与計算や社会保険といった労務方面の知識はもちろんありませんし、稟議書といったものを見たこともなく、会社の管理部門として知っておくべき社内規則についても、存在そのものを初めて知ったくらいに総務事務に対して無知でした。

また、この経費はどういった経理処理がされているのか、どのように会社予算が組まれているのかといった経理面の知識も全くなかったため、総務の仕事をするようになってから会議資料や稟議書を作成することで初めて実感することになりました。

こういった事務職としての知識のみでなく、お中元やお歳暮といった季節のご挨拶やお礼状などのマナー、出張手配の際に発生する宿泊先や交通機関の予約方法、葬儀や結婚式への電報やお花の発注方法など、プライベートではあまり発生しない総務ならではの仕事をすることで得る知識もありました。

例えば経理部となれば経理の仕事に限定されますが、庶務や総務は仕事内容が限定されず、仕事内容が限定された部署が対応しない仕事を全て引き受けるという立場になります。

だからこそ、仕事内容を限定された部署には経験できない仕事ができ、いろいろな知識を得ることができるのです。

一つの分野にとらわれず、いろいろな経験をし知識を得ることが好きな方は総務や庶務に非常に向いています。

専門的に詳しく知らなかったとしても多少は知っているということで、総務ではない事務職に転職するとしても全くの未経験者よりは有利に立つことができます。

5.コミュニケーション能力が高くなりどんな環境にもなじみやすい

総務や庶務はいろいろな方と関わる機会が多いため、ビジネスマナーや会話術、相手に合わせて臨機応変に対応する能力が高くなります。

総務や庶務は会社全体に関わる仕事をするため、さまざまな部署のみでなく役職者へ連絡をする機会も多くあります。

また、社内行事の際には準備段階では社外の業者と、開催日当日には他部署の社員と話す機会もありますし、会社への訪問者や電話への対応も行いますので、さまざまな立場の方と話すことが日常的にあります。

相手の状況を考慮しつつもその場に適した対応を進めなくてはならないですし、庶務や総務という会社の看板を背負っている立場であることを踏まえ、自分の言動が会社のイメージに直結するという緊張感を持ち続けなくてはなりません。

相手と自分、そして会社の立場を総合的に考えた上でコミュニケーションを取ることになりますので、相手を不快にさせずその場を万事うまく収める能力が高くなります。

元来人見知りの私ですが社員からは社交的だと思われていたほどに、対人スキルはとても高くなりました。

このようにコミュニケーション能力が高くなると、職場や上司、同僚に変化があってもあまりストレスに感じることがありません。

コミュニケーション能力が高いということは、相手に合わせて自分の見方や考え方に融通をきかせることが上手だからです。

人と話すことが得意な人はもちろん総務や庶務に向いていますが、私のように技術として対人スキルを身につければ総務や庶務の仕事はできないことはありませんし、私生活上でも役立つスキルになりますのでメリットの多い職種なのではないでしょうか。

6.多くの人と接することで新しい知識を得ることができる

日頃あまり会話しない人と話すと、その人の知らなかった一面や自分の知らないことを知ったことはありませんか。

総務や庶務はさまざまな方と接する機会が非常に多いのですが、必要最低限の会話だけで終わることもあればちょっとした雑談をしたり、場合によってはその機会をきっかけにして交流が始まることもあります。

私は新入社員の教育の担当だったため若い世代と会話することが多かったのと同時に、役員秘書の仕事も対応していたため、自分よりもはるかに年上の世代と会話することも多くありました。

幅広い年代の方と話すことにより、自分とは異なる考え方や新しい視点、未知の分野の知識を得ることができました。

そういった交流により、自分の固定概念で物事を見ずに多方面から広い視野で考えることができるようになったことで、自由な発想やさまざまな可能性を考えて対処する能力が備わったと感じています。

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